Zeitmanagement

Zeit ist kostbar. Pünktlichkeit ist ein wichtiges Marketinginstrument. Innerhalb des Teams können Regeln, eine kluge Timeline und verschiedene Techniken Unstimmigkeiten vermeiden. Ziel ist ein guter Workflow.

Definition
Wenn wir von Zeitmanagement sprechen, dann meinen wir den strukturierten Umgang mit der verfügbaren Zeit. Die vorhandene Zeit wird möglichst effizient genutzt, um produktiv zu arbeiten.

Warum/Wofür
Wir vermeiden Ärger, wenn wir effizient planen und Projekte diszipliniert abarbeiten. Das Thema Zeitmanagement spielt auf unterschiedlichen Ebenen eine Rolle: im Umgang mit Patienten und der damit verbundenen Terminplanung und -einhaltung, in den Bereichen Assistenz, Hygiene, Verwaltung, Abrechnung, Prophylaxe etc., bei der Erledigung regelmäßig anfallender Arbeiten (sogenannte Routinetätigkeiten) sowie im persönlichen Leben, um beispielsweise berufliche Ziele anzugehen.
Dafür nutzen wir Instrumente wie Planung, Organisation, Priorisierung sowie Modelle, Methoden und Techniken.

Grundsätzliches
Vorab eine wichtige Erkenntnis: Es gibt nicht „das eine Zeitmanagement“ für die Praxis. Es ist möglich, bereichsorientiert zu denken.
Im Idealfall hat jedoch jede*r Mitarbeiter*in, jede*r Kolleg*in und jede*r Praxisinhaber*in sein bzw. ihr eigenes Zeitmanagement. Sie sind nicht verantwortlich, wenn Mitarbeiter*innen, Kolleg*innen oder Praxisinhaber*innen die zur Verfügung stehende Zeit nicht angemessen nutzen können.
Als Hilfestellung für alle gilt es, die anfallenden Aufgaben mit Zeitumfängen zu versehen. Dabei ist es nicht nur wichtig, die Arbeiten/Aufgaben gleichmäßig auf alle Schultern zu verteilen, sondern auch, das passende Zeitfenster zu bestimmen. Ordnung sorgt für Ruhe im Team, und ein angemessener Rahmen schafft Sicherheit.
Zeitmanagement bedeutet nicht nur, pünktlich zu sein und Termine gegenüber Patienten einzuhalten. Es geht vielmehr darum, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zu nutzen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Das ist nicht immer möglich, sollte aber immer das Ziel sein.
Sie bestimmen, wie Sie Ihre Zeit einsetzen. Wenn Sie nicht gerne in Strukturen denken, gibt es tolle Techniken, die Ihnen helfen können, Ihren Arbeitstag besser zu organisieren, Zeitdiebe zu identifizieren und zu beseitigen, sowie Abläufe zu optimieren. Wenn Sie diese Techniken erlernen, erwerben Sie „Zeitkompetenz“. In der Folge haben Sie mehr Gestaltungsspielraum für Ihre Arbeitszeit. Sie vermeiden Leerlaufzeiten, steigern Ihre Produktivität und verbessern Ihre Selbstwirksamkeit.
Zudem lernen Sie, Nebenschauplätze und Störfeuer (die größten Zeitfresser) zu erkennen.

Methoden/Werkzeuge

• Prioritäten setzen
• Planung
• Organisation
• Große Aufgaben in kleine Schritte einteilen (Timeline)
• Erkennen/Vermeiden von Störungen, Nebenschauplätzen und Zeitfressern
• Pausen
• ABC Analyse
• Eisenhower Prinzip
• Pomodoro Technik
• ALPEN-Methode
• Disziplin aufbringen, oder lernen

ABC-Analyse
Hier steht die Priorisierung von Aufgaben im Vordergrund. A steht für sehr wichtig, B für wichtig und C für weniger wichtig. Diese Einteilung hilft, zu erkennen, welcher Punkt möglichst zügig erledigt werden sollte, und welche Aufgabe Zeit hat. Legen Sie für sich außerdem fest, wie lange Aufgaben höchstens unbearbeitet bleiben dürfen.

Eisenhower-Prinzip
Hier finden wir 4 Kategorien für die Priorisierung: 1. Erledigen, 2. Terminieren, 3. Delegieren, 4. Entfernen. Hier wird nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zugeordnet. Diese Methode hilft nicht nur den Fokus auf wichtige Aufgaben zu lenken, es werden auch Zeitfresser identifiziert und somit die Effizienz gesteigert.

Pomodoro-Technik
Hier liegt der Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und Pausen im Vordergrund. Wer sich dieser Technik bedient, sollte gut planen und ein hohes Maß an Disziplin haben.

ALPEN-Methode

• Aufgaben definieren
• Länge (Zeit einschätzen)
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Wie Sie sich auch immer entscheiden: Disziplin und eine gute Selbstorganisation ermöglichen Ihnen ein effizientes Zeitmanagement. Auch hier gilt: Denken Sie VOR.
Priorisieren - Planen - Vorbereiten - Tempo - Durchhalten; das ist der Rahmen, in dem Sie sich bewegen. Wir sprechen, in diesem Zusammenhang, auch von persönlichem und beruflichem Wachstum.

Reflexion

• Wenn Sie einen Termin in einer Gesundheitseinrichtung haben, warten Sie dann gerne?
• Wie lange sollten, Ihrer Meinung nach, Patient*innen maximal warten?
• Sind Sie pünktlich?
• Wollen Sie pünktlich sein?
• Ist Disziplin für Sie ein Thema?
• Sind Sie ein strukturierter Mensch?
• Haben Sie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen?
• Agieren Sie, oder reagieren Sie?
• Lassen Sie sich ablenken?
• Wie sieht Ihre Einteilung für einen gewöhnlichen Arbeitstag aus?

Tipps

• Nehmen Sie das Erkennen und Eliminieren von Zeitfressern und Störfaktoren als Teilziel und befreien Sie sich von Nebenschauplätzen, die Ihren Workflow stören.
• Lernen Sie zu erkennen, an welcher Stelle Sie genau „aus dem Tritt“ kommen.
• Wenn Sie erkannt haben, was Ihre, ganz persönlichen, Zeitfresser sind, vertrauen Sie auf das Instrument „Disziplin“, um daran zu arbeiten.
• Stellen Sie sicher, dass jede/r Mitarbeiter*in, den Zeitumfang der ihm/ihr anvertrauten Arbeiten kennt.
• Sprechen Sie Mitarbeiter*innen/Kolleg*innen/Praxisinhaber*innen darauf an, wenn Sie bemerken, dass Zeitkompetenz fehlt und leisten Sie Hilfestellung, indem Sie Methoden und Techniken vorschlagen.
• Lernen Sie zu unterscheiden zwischen: Arbeitszeit am Patienten, Redezeit, administrative Tätigkeiten und werfen Sie diese unterschiedlichen Tätigkeiten nicht in einen Topf.
• Schaffen Sie Ihre, ganz persönlichen, Prioritäten und halten Sie sich daran.
• Es könnte Teil eines Vorstellungsgespräches sein, den Bewerber, oder die Bewerberin zu fragen, wie sie/er an anfallende Aufgaben herangeht.

Theorie vs. Realität
Patienten wünschen sich Pünktlichkeit. Oft scheitert dieses Unterfangen jedoch an zu wenig Disziplin und fehlenden Werkzeugen, die im Alltag zur Erreichung von Pünktlichkeit eingesetzt werden können. Wenn Sie gar nicht den Anspruch haben, „in time“ zu agieren, ist das in Ordnung, solange Ihnen das bewusst ist, denn dann ist es Ihre freie Entscheidung.
Wenn administrative Aufgaben nicht in angemessener Zeit erledigt werden, kann es im gesamten Praxisbetrieb zu Störungen kommen. Das erzeugt Stress auf allen Seiten. Vermeiden Sie solche Situationen, indem Sie Regeln aufstellen, die Ärger vermeiden. Eine sogenannte Timeline kann dabei hilfreich sein.

Fazit
Wenn wir erkennen, dass Veränderung möglich, lebenslanges Lernen normal und Disziplin erlernbar ist, sind die Möglichkeiten grenzenlos. Erkennen Sie Ihren eigenen Anspruch zum Thema Zeitmanagement. Schaffen Sie Ihren eigenen Rahmen, der unterteilt ist in Behandlungszeit und Bürozeit (inklusive der damit verbundenen Tätigkeiten wie To-do-Listen und Intranet) und achten Sie auf einen sorgsamen Umgang mit reiner Redezeit innerhalb des Teams. Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig im Umgang mit Patient*innen, um Pünktlichkeit zu gewährleisten. Außerdem sollten alle anfallenden Arbeiten in angemessener Zeit erledigt werden, damit es nirgendwo zu einem Stau kommt und der Arbeitsfluss gewährleistet ist.

Zu guter Letzt
Wie immer lebt alles vom Mitmachen!
Ob Ihr Zeitmanagement erfolgreich ist, liegt ganz bei Ihnen.
Allein das Erkennen von Zeitfressern reicht nicht aus, um eine Veränderung herbeizuführen. Im nächsten Schritt müssen Sie sich fragen: „Will ich etwas verändern?” Wenn ja, dann formulieren Sie ein Ziel (oder Teilziel), denn Wünsche helfen nicht. Nach der Zielformulierung folgt die Planung und Umsetzung. Dann sind Sie in Bewegung.
Ich kann fehlende Zeitkompetenz oder mangelnde Disziplin anderer Personen nicht ausgleichen. Ich kann jedoch darauf aufmerksam machen und bei Bedarf Möglichkeiten aufzeigen, die hilfreich sein können. Die Entscheidung für eine Veränderung und/oder Weiterentwicklung trifft in diesem Fall Ihr Gegenüber. Jeder im Team sollte eine Technik zur möglichst effizienten Zeitnutzung beherrschen. Am Ende braucht es immer Disziplin, um Techniken anzuwenden und besser zu werden.