Transparenz

Die gewachsene Komplexität in unserer Branche macht Transparenz unbedingt nötig.

Definition
Mögliche Übersetzungen sind: Durchsichtigkeit, Deutlichkeit, Verstehbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Wir wollen verstehen, was wir tun. Wenn in einem Unternehmen größtmögliche Transparenz gelebt wird, wirkt sich das auf das Verhältnis der Mitarbeitenden aus. Sie vertrauen einander, weil alle wissen, woran sie sind und wie sie einen wichtigen Beitrag leisten können. Das stärkt die Zusammenarbeit. Wenn alle den gleichen Informationsstand haben, entstehen Synergien.

Warum/Wofür
Transparenz sorgt für Akzeptanz im Team, weil alle spüren, dass hier keine Unterschiede gemacht werden und alle gleich wichtig sind. Dies zeigt sich durch Mitspracherecht, Eigenverantwortung und die Einbindung in Entscheidungsprozesse. Dadurch kann ich auch die Sinnhaftigkeit meiner Arbeit erkennen.
Ich kann mich viel besser mit „meiner Praxis“ identifizieren, wenn ich über umfangreiche Informationen verfüge. Dazu gehören finanzielle Daten, die Ziele des Unternehmens sowie alle relevanten Informationen und Prozesse.

Grundsätzliches
Menschen brauchen Erklärungen, um zu verstehen, warum sie auf eine bestimmte Art und Weise handeln sollen. Wenn ich Entscheidungen verstehe, ergibt es für mich einen Sinn und ich fühle mich bei der Ausführung wirksam. Das Werkzeug „Kommunikation“ wird benutzt, um die Sichtbarkeit aller Prozesse herzustellen. Auch kognitive Transparenz ist wertvoll, damit jeder weiß, wie der andere „tickt“. All das spielt sich innerhalb des gesamten Teams ab. Es gibt keine „Teams im Team“ oder Ausgrenzungen. An den Schnittstellen kommunizieren ggf. die Bereichsleiter*innen und geben Informationen an die Kolleg*innen weiter. Eine Transparenz bei den jeweiligen Tätigkeiten und deren Umfängen ist erforderlich, um besser planen zu können. Daher sollten Zeitumfänge ein Thema sein (Wie lange brauche ich für welche Tätigkeit?).

Im Idealfall lebt jeder die Transparenz. Sie können jedoch auch Schnittstellen festlegen, die für die Verbreitung wichtiger Informationen verantwortlich sind. Eine weitere Möglichkeit ist, dass alle Fäden bei der Praxisleitung zusammenlaufen.

Die externe Nachvollziehbarkeit ist wichtig für die Akzeptanz bei Laboren, dem Dentalfachhandel, sonstigen Dienstleistern (z. B. Handwerker*innen) oder Patient*innen.
Grundsätzlich gilt: Je mehr Ihr Gegenüber versteht, desto harmonischer ist die Zusammenarbeit.

Vorgehen

• Lernen Sie Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.
• Wählen Sie alle Wege, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Informationen zu streuen: Intranet, Face to Face, Protokolle
• Achten Sie auf die Wirksamkeit
• Jede Veränderung und Information erreicht die Personen, für die sie relevant ist
• Sorgen Sie für eine gute Kommunikation an den Übergängen/Schnittstellen
• Transparenz bedeutet auch, dass der Einzelne die benötigten Zeitaufwendungen für die jeweilige Tätigkeit erklärt und offenlegt.
• Erstellen Sie transparente Stellenbeschreibungen mit detaillierter Ausformulierung und Zeitumfängen, die gerne auch großzügig ausgelegt sein dürfen

Theorie vs. Praxis
Erfahrung: Einzelne Mitarbeiter*innen besprechen mit der Praxisinhaberin bzw. dem Praxisinhaber Änderungen oder relevante Informationen. Die restliche Belegschaft wird nicht einbezogen. In der Folge werden Kolleg*innen mit Veränderungen konfrontiert, die sie nicht nachvollziehen können. Mögliche Folgen sind fehlende Akzeptanz und Widerstand, da Transparenz und somit eine erkennbare Sinnhaftigkeit fehlen. So entstehen Schwelbrände.
Ein weiteres Problem sind generalisierte Aussagen wie: „Ich habe zu viel Arbeit, ich schaffe es nicht mehr.“ Wenn Sie ein solches Anliegen lösen möchten, brauchen Sie mehr Informationen (Transparenz). Der Umgang, mit unkonkreten Äußerungen erfolgt über zielgerichtete Fragen: „Was genau schaffen Sie nicht?“ Am Ende sollte sich zeigen, wo genau das Problem liegt und viel wichtiger, wie groß der Zeitaufwand dafür ist. Fehlende Informationen bedeuten immer Intransparenz.

Reflexion

• Reden Sie mit Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen oder über sie?
• Wenn Sie Veränderungen an der Ordnung/Struktur vornehmen, wie kommunizieren Sie das?
• Wie werden Informationen in Ihrer Praxis gestreut?
• Beziehen Sie alle Mitarbeiter*innen/Kolleg*innen in Entscheidungsfindungen mit ein?
• Wer ist Ihr/e Gesprächspartner*in beim Thema Ressourcenermittlung?
• Starten Sie eine Umfrage: Wer identifiziert sich mit seinem Arbeitsplatz?
• Erklären Sie Veränderungen?
• Fragen Sie, von Zeit zu Zeit, ob Ihre Mitarbeiter*innen/Kolleg*innen etwas brauchen?
• Halten Sie, ganz bewusst, Informationen zurück?
• Wenn Sie Informationen zurückhalten: warum?

TIPP

• Lernen Sie, die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen zu erkennen.
• Fragen Sie regelmäßig, wie zufrieden die Mitarbeiter*innen mit der Transparenz sind.
• Nutzen Sie das Instrument der Kommunikation als „Kontrastmittel“, um Strukturen und Konstrukte sichtbar zu machen.
• Gewichtige Informationen, die eine Erklärung nach sich ziehen, werden Face to Face weiter gegeben.
• Nutzen Sie das Intranet für kurze, knappe Informationen, die keiner Erklärung bedürfen (wenn z. B. Büromaterial jetzt woanders gelagert wird, oder wann der Dentaltechniker kommt)
• Nicht jeder muss alles wissen, das kann zu kognitiver Überforderung führen.
• Denken und agieren Sie bereichsorientiert.

Zu guter Letzt
Stellen Sie eine „Transparenz des großen Ganzen“ her. Schauen Sie gemeinsam mit Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen von oben auf Ihren Betrieb und ordnen sie ein und zu. Erklären Sie die Kausalkette: Praxis - Patient - Arbeit - Umsatz, und benennen Sie die Fixkosten, in Zahlen. Sagen Sie nicht: „Die Personalkosten sind hoch.“ Nennen Sie, mindestens zweimal im Jahr den Betrag, den Sie zahlen, damit alles läuft (Personal, Miete, Nebenkosten, Material, etc.). Alles hängt voneinander ab, ein Verständnis dafür ist wichtig. Transparenz macht es sichtbar.