Definition Praxismanagement

Definition
Wir betrachten das Praxismanagement als die Grundlage für eine systematische Organisation und Steuerung aller administrativen Prozesse. Unser Ziel ist ein reibungsloser Betrieb, wirtschaftlicher Erfolg, von dem alle profitieren sollten, sowie eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung. Wir sprechen von einer möglichst effizienten Praxisführung im fachlichen wie im organisatorischen Ablauf.
Praxismanagement = Praxismanagerin = PM

Warum/Wofür?
Die Besetzung eines Postens im Management verfolgt zwei große Ziele:

1. Praxisinhaber*innen werden spürbar entlastet und können sich auf das konzentrieren, was ihre Kernaufgaben sind (die Versorgung von Patienten)
2. Alle Mitarbeitenden können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und ihre Ressourcen optimal einsetzen.

Das Praxismanagement ist ein Instrument, um verschiedene Bereiche abzudecken:

• Organisation und Verwaltung: Es werden effiziente Abläufe geplant und umgesetzt, wie die Terminplanung, Patientenannahme- und Betreuung und alle Dokumentationen. Wartezeiten sollen minimiert werden.
• Unter dem Punkt Personal finden sich die Führung und Einteilung/Organisation des Teams, Arbeitszeit - und Urlaubsplanung, Fortbildungen, Schulungen/regelmäßige Belehrungen.
• Eine Entwicklung einer tragfähigen Kommunikationsstruktur.
• Buchführung und Abrechnung. Kontrolle der Finanzströme und Kosten. Erstellung von Kostenvoranschlägen, Rechnungsstellung. Ggf. Optimierung der Prozesse, um die Profitabilität zu steigern.
• Qualitäts- und Hygienemanagement. Hier wird sichergestellt, dass Vorschriften, Standards und Hygieneanforderungen eingehalten und kontinuierlich verbessert werden. Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle.
• Optimierung der Patientenbetreuung für eine hohe Zufriedenheit. Wir erreichen das durch eine gute Betreuung und gezielte Kommunikationstechniken.
• Erkennen und Nutzen von Marketinginstrumenten zur Gewinnung von neuen Patienten, aber auch für die Personalfindung. Sie stellen sich nach außen dar, damit Menschen sich ein Bild machen können.

Grundsätzliches
Keine Position in der zahnärztlichen Praxis hängt so sehr von der Persönlichkeit und der Haltung ab, wie das Praxismanagement. Sie suchen nichts Geringeres als „die perfekte Mitarbeiterin“. Diese Person zeichnet sich durch Reife, Erfahrung, selbstloses Denken und Handeln, Höflichkeit, Herzlichkeit sowie eine besonders zugewandte Art gegenüber allen Kolleg*innen, Patient*innen und Praxisinhaber*innen aus. Wenn diese Eigenschaften zudem authentisch gelebt werden, ist das ein echter Gewinn für jede Praxis.
In erster Linie sorgt ein Praxismanager bzw. eine Praxismanagerin für die Entlastung der Praxisinhaber*innen. Außerdem liegt die Koordination aller Prozesse in seinen/ihren Händen. Dieser Posten sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden in Ruhe arbeiten können und von „Störfeuern“ verschont bleiben. Im Idealfall hat die Person, die diesen Posten besetzt, ein Interesse an reibungslosen Abläufen, Vorausschau und Zufriedenheit auf allen Seiten.

Die/der PM ist immer ansprechbar, räumt Probleme aus dem Weg, bevor sie sichtbar werden, und schafft eine Atmosphäre der Sicherheit, des Vertrauens und des Wohlwollens. Dabei verliert sie/er das Thema Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen und ist stets bestrebt, bestehende Strukturen zu optimieren und Verbesserungen anzustoßen.

Reflexion

• Wer hält, in Ihrer Praxis, die Fäden zusammen?
• Wer hat einen guten Überblick?
• Wer hat das größte Interesse, an einem reibungslosen Tagesablauf?
• Ist der/die PM immer ansprechbar?
• Handelt der/die PM im Sinne der Praxis?
• Wenn Sie „in Not“ sind, wen sprechen Sie dann an?
• Wenn es um Verbesserung und Entwicklung im Unternehmen geht, wer hat dann gute Ideen und ist engagiert, im Sinne der Praxis zu denken?
• Wer stellt sich, im Team, in den Dienst des „großen Ganzen“?
• Wer verfolgt, im Team, vorrangig, die eigenen Interessen?

Tipps

• Wenn Sie den Posten in einer übergeordneten Position vergeben wollen, erstellen Sie eine lückenlose und detaillierte/exakte Stellenbeschreibung, bevor Sie den Posten besetzen.
• Überlegen Sie VORHER, welche Bereiche der/die PM abdecken soll.
• Schauen Sie, bevor Sie eine externe Personalausschreibung starten, zuerst ins Team, vielleicht finden Sie intern eine geeignete Mitarbeiterin oder einen geeigneten Mitarbeiter für diesen Posten.
• Für kleine Praxen: Überlegen Sie, ob Sie einen PM oder eine PM einsetzen. Sie können auch die Verantwortlichkeiten, gleichmäßig, auf mehrere Schultern verteilen. Transparenz ist hier sehr wichtig.

Theorie vs. Praxis
Leider musste ich in den letzten Jahren immer wieder feststellen, dass Mitarbeiter*innen ihre eigenen Interessen verfolgen und ihr Handeln daran ausrichten. Das ist besonders im PM fatal, weil es hier um das große Ganze geht. Als Praxisinhaber*in sollten Sie deshalb immer im Blick behalten, wem das Agieren aus dem Bereich der Organisation nützt.

Fazit
In großen Praxen ist die Besetzung des Praxismanagements durchaus sinnvoll, auch eine Doppelspitze kann klug sein. Wichtig ist, dass ganz klar kommuniziert wird, was erwartet wird, und dass die Ziele so explizit wie möglich benannt werden.
Wie Sie bei der Besetzung des Postens vorgehen, liegt bei Ihnen. Nehmen Sie jemanden aus dem Team, der die Voraussetzungen erfüllt und durch Kompetenz und Haltung auffällt? Oder suchen Sie eine Person, die von extern neu ins Team kommt? Beides hat Vor- und Nachteile.

Zu guter Letzt
Meine ganz persönliche Meinung ist: Der beste Platz im Unternehmen Zahnarztpraxis ist die Organisation, bzw. das Management. Denn: Was gibt es Schöneres, als anderen Menschen den Arbeitsalltag zu erleichtern, sie zu unterstützen und zu helfen, wo Hilfe nötig ist.

Ein PM/ eine PM nimmt sich selbst zurück und betrachtet „das große Ganze“ als seine/ihre Aufgabe. Reibungslose Abläufe und ein leichtfüßiges Miteinander können als großes Ziel gelten, eine kluge Timeline bringt Sie diesem Ziel Schritt für Schritt näher.