Personal

Suchen Sie noch, oder pflegen Sie schon?

Definition Personal
Als Personal werden Arbeitnehmer*innen bezeichnet, die von Arbeitgeber*innen beschäftigt und für ihre Leistungen entlohnt werden. Es ist also ein Geben und Nehmen. Das Personal erbringt Leistungen, für die es bezahlt wird.

Wofür brauche ich als Praxisinhaber*in Personal?
Damit eine Zahnarztpraxis als Unternehmen funktionieren kann, sind mehr Menschen nötig als nur der/die Praxisinhaber*in. Für die Arbeit am Patienten wird in der Regel eine Assistenz benötigt, also eine klassische ZFA. Für Verwaltungs- und Abrechnungsarbeiten wird ein/e spezialisierte/r ZMV eingesetzt. Die Organisation kann ein/e PM übernehmen. Es geht also darum, ein komplexes Konstrukt zu füllen.

Grundsätzliches

Ich beobachte den Stellenmarkt seit vielen Jahren und stoße immer wieder auf dieselben Praxen. Warum? Wenn eine Praxis über Jahre hinweg Personal sucht, dann finde ich das bemerkenswert und frage mich automatisch: „Was ist da los?“

Wenn Sie Mitarbeiter suchen, dann suchen Sie Menschen! In ihrer ganzen Individualität: introvertiert oder extrovertiert, humorvoll oder ernst, konzentriert oder schnell abgelenkt, fleißig oder weniger fleißig.
Sie müssen also ein breites Spektrum an Personen in ein System bringen, das funktionieren soll. Was für alle hilfreich ist, ist ein Plan, ein Rahmen, damit jeder weiß, wo sein/ihr Platz ist. Eine klare Verteilung von Aufgaben ist unbedingt nötig. Menschen können sich relativ einfach an einem roten Faden orientieren. Kreativität sollte die Ausnahme bleiben.
Ein Zusammenschluss von Personen kann eine Gruppe, ein Team oder eine Community sein. Es ist keine Familie!
Es ist von Vorteil, wenn sich Menschen am Arbeitsplatz gut verstehen, doch darauf haben Sie keinen Einfluss. Sie können jedoch beobachten und einordnen.
Es treffen von Zeit zu Zeit Menschen aufeinander, die sich wirklich mögen, die auf „einer Welle schwimmen“, die sich „gut riechen können“ und die „einen Zugang zueinander haben“. Das ist wunderbar, birgt aber auch die Gefahr der Emotionalität. Das Thema Führung spielt hierbei eine große Rolle und wird in einem weiteren Beitrag behandelt.

Quereinsteiger
Es ist herausfordernd, für berufsfremde Personen, angemessen auf Fragen von Patient*innen zu antworten. Das erzeugt auf beiden Seiten ein ungutes Gefühl und ist außerdem keine gute Werbung für Ihre Praxis. Ich lese immer wieder, dass Inserate auch Mitarbeiter*innen aus der Hotellerie ansprechen. Auf den ersten Blick erscheint es logisch, wenn man vom Dienstleistungsgedanken ausgeht. Aber bedenken Sie: Patient*innen rufen an, stehen am Empfang oder schicken eine E-Mail und haben ganz konkrete Fragen, die von Quereinsteiger*innen nicht zu beantworten sind. Was passiert dann? Es muss nachgefragt werden! Ist das im laufenden Betrieb immer möglich? Nein! Das kann für alle Beteiligten sehr anstrengend sein.
Die Installation eines Quereinsteigers kann dort funktionieren, wo kein Patientenkontakt stattfindet. Dafür bieten sich administrative Tätigkeiten an; dazu zählen die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung, das QM, die Arbeit im Steri/Hygiene, das Verschicken und Einpflegen von Röntgenbildern, Berichten, Briefen und Befunden.

Ein/e ZA/ZÄ sucht Personal:

• Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung
• Schaffen Sie einen Rahmen
• Wen suchen Sie?
• Für welchen Bereich suchen Sie?
• Vollzeit/Teilzeit/geringfügig beschäftigt?
• Sind Qualifikationen nötig?
• Ist Homeoffice ein Thema?
• Konkrete Beschreibungen sind von Vorteil
  (Welche Bereiche/Tätigkeiten sind gefragt und wie viel Zeit wird dafür eingeplant?)

Fragen:
Wenn Sie „Vollzeit/Teilzeit/geringfügig beschäftigt“ suchen, haben Sie dann drei Stellenbeschreibungen in der Schublade?
Was machen Sie, wenn Sie eine Mitarbeiterin in Vollzeit benötigen, aber nur eine Teilzeitkraft finden? Passen Sie dann das Stellenprofil an?

Ich spreche aus Erfahrung: Es ist frustrierend, wenn man sich als Teilzeitkraft in einer Vollzeit-Stelle wiederfindet und aufgrund fehlender Unterstützung nur noch mit den Armen rudert.

Wie gehe ich vor, wenn ich den Rahmen abgesteckt habe?
Erstellen Sie ein Inserat und formulieren Sie es anhand der Stellenbeschreibung. Inzwischen gibt es sehr viele Plattformen, die sich anbieten. Nutzen Sie auch Ihre Homepage oder Ihren Social-Media-Kanal.

Was meinen Sie, wenn Sie den zu besetzenden Arbeitsplatz als „attraktiv“ bezeichnen? Seien Sie vorsichtig mit Worthülsen wie „Wertschätzung“, „Loyalität“ und „Ehrlichkeit“. Die Frage, die sich daraus ergibt, ist: Sind das Wünsche oder wird das gelebt?
Sie suchen eine Person, die „konfliktfähig“ ist? Ich würde eine positivere Formulierung wählen. Auf dieses Thema gehe ich unter dem Beitrag „Führung“ näher ein.

Wie komme ich in den Move?
Sie laden die infrage kommenden Bewerber*innen ein.
Dank Ihrer guten Vorarbeit (siehe oben) wissen die Bewerber*innen, was Sie erwarten.

Hinweis:
Wenn Sie sich für eine/n Bewerber*in entschieden haben, dann haben Sie eine einmalige Gelegenheit: die Integration dieser Person in Ihre Praxis. Nutzen Sie diese Chance und stimmen Sie das zukünftige Teammitglied auf Ihre Praxis ein. Leisten Sie eine gründliche Einarbeitung. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass ich selten die Einarbeitung und Erklärungen bekommen habe, die ich gebraucht hätte (und die immer versprochen werden). Verweisen Sie neue Mitarbeiter*innen nicht auf Checklisten, denn diese sind für eine Einarbeitung nicht geeignet. Zeigen und erklären Sie die vorhandenen Strukturen und die zu erledigenden Aufgaben. Lassen Sie das neue Teammitglied in den ersten drei Monaten nicht allein. Es ist sehr frustrierend, wenn ich auf eine konkrete Frage nur die Antwort „Dafür gibt es eine Checkliste, schau da mal nach!“ bekomme.

Wie schaffe ich es, dass Mitarbeiter*innen bleiben wollen?

• Sie sehen alle Mitarbeiter*innen
• Sie werden allen Mitarbeiter*innen gerecht
• Mitarbeiter*innen sind für Sie gleich wichtig
• Sie lassen Mitarbeiter*innen nicht allein
• Sie bieten Weiterbildungsmöglichkeiten an
• Sie nehmen Konflikte und Unstimmigkeiten wahr
• Großzügigkeit ist ein attraktives Merkmal bei Arbeitgebern
• Bieten Sie eine betriebliche Altersvorsorge an

Fazit
Auch beim Thema Personal bzw. Personalsuche gilt: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Wenn Sie nicht rechtzeitig Zeit investieren, laufen Sie den Ereignissen hinterher. Eine Stellenbeschreibung wird vor der Personalsuche erstellt, nicht nach der Einstellung.
Leisten Sie eine gute Einarbeitung, damit sich der/die neue Mitarbeiter*in wohl und sicher fühlt. Bereits vorhandene Mitarbeiter*innen haben eine Vorbildfunktion.
Denn: Das, was vorgelebt wird, findet Nachahmer*innen.

Denken Sie VOR, nicht NACH.

Ein/e Mitarbeiter*in sucht einen neuen Wirkungskreis:

• Schaffen Sie einen Rahmen
• Wo sind Ihre Stärken?
• Haben Sie Fortbildungen?
• Wo sehen Sie Ihren Platz?
• Wie viele Stunden möchten Sie tätig sein?
• Was ist Ihre Vorstellung bezüglich Gehalt?
• Ist das Gehalt verhandelbar?
• Möchten Sie 5, 4, oder 3 Tage tätig sein?
• Gibt es Wochentage, an denen Sie auf gar keinen Fall arbeiten möchten?
• Ist Homeoffice für Sie ein Thema?

Wie gehe ich vor, wenn ich den Rahmen abgesteckt habe?
Sie können auf Inserate reagieren oder selbst eine Stellenanzeige aufgeben (diese Erfahrung sollten Sie auf jeden Fall machen!).
Fragen Sie im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs nach der Stellenbeschreibung, denn nur so können Sie einschätzen, ob die Stelle zu Ihnen passt.

Wie komme ich in den Move?
Sie nehmen Einladungen zu Gesprächen an und treffen Zahnärzt*innen und Mitarbeiter*innen. Gegebenenfalls sprechen Sie auch mit Kolleg*innen. Eventuell vereinbaren Sie einen Termin für eine Hospitation.

Was brauche ich, damit ich bleiben möchte?
Was genau macht für Sie einen Arbeitsplatz attraktiv?
Wie möchten Sie sich weiterentwickeln? Ist eine Weiterbildung oder Aufstiegsfortbildung in der Praxis möglich?
Wie flexibel reagiert die Praxis auf Sonderwünsche? (Nicht vergessen: Flexibilität ist keine Einbahnstraße.)

Fazit
Je konkreter Ihre Vorstellungen und Wünsche sind, desto größer ist die Chance, das zu bekommen, was Sie wirklich möchten. Darum sollten Sie sich gut vorbereiten, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch gehen. Schauen Sie sich die Homepage der Praxis an und recherchieren Sie gegebenenfalls auch auf Social Media. Stimmen Sie sich ein und zeigen Sie Selbstbewusstsein. Im Idealfall entscheiden sich beide Seiten füreinander.

Tipp:
Überlegen Sie, was Sie möchten, und kommunizieren Sie es. Trauen Sie sich! Aber überspannen Sie den Bogen nicht und bleiben Sie realistisch.