Mandatsträger*innen innerhalb des Teams

Definition Team
Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe oder für ein gemeinsames Ziel arbeiten. Jedes Team ist nur so stark wie seine Mitglieder, das heißt, die Teammitglieder sind voneinander abhängig, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.

Definition Mandat
Das Mandat hat seinen Ursprung im juristischen Bereich und bedeutet, dass ich jemandem die Vollmacht erteile, mich zu vertreten.
Dies lässt sich auch auf die Zahnarztpraxis übertragen, wenn Praxisinhaber*innen eine Vertretung benennen, die im Falle ihrer Abwesenheit Vollmachten erhält. Eine weitere Möglichkeit ist die Übertragung von Verantwortlichkeiten, um ein komplexes Konstrukt gleichmäßig auf alle Schultern zu verteilen, also eine Delegation.

Warum?
Innerhalb einer Zahnarztpraxis gibt es unterschiedliche Bereiche. Dazu gehören die allgemeine Verwaltung, die Abrechnung, die Assistenz, die Prophylaxe und der Empfang/die Rezeption. Innerhalb dieser Bereiche gibt es wiederum verschiedene Aufgabenfelder, wie z. B. Materialbeschaffung, Qualitätsmanagement, Recall, die Bearbeitung des Mailaccounts etc. Praxisinhaber*innen können natürlich nicht alles allein machen, weshalb Aufgaben delegiert werden. Die zentrale Frage dabei ist: Wie vergibt man Aufgaben am besten? Welche Gedanken und Vorarbeiten sind nötig, damit ich die zu besetzende Stelle erfolgreich an jemanden abgebe?

Wichtig ist in jedem Fall: Die abzugebende/zu delegierende Aufgabe ist klar umrissen, explizit und konkret erklärt und in ihrer ganzen Ausprägung benannt. Welche Fähigkeiten und ggf. zusätzlichen Qualifikationen sind nötig, um die Stelle auszufüllen? Wie viel Zeit wird eingeplant, um das Mandat auszuüben? (Wöchentlichen Aufwand festlegen und benennen!)

TIPP: Überlegen Sie, wie Sie vorgehen wollen:

1. Sie erstellen eine detaillierte Stellenausschreibung und suchen anhand dieser eine passende Person, die den Platz ausfüllen kann und über die nötigen Qualifikationen verfügt.
2. Sie nehmen jemanden aus dem Team und betrauen ihn/sie mit der Aufgabe.
3. Sie wählen den Weg einer internen Ausschreibung und fragen im Team, wer Interesse an diesem Mandat hat.
4. Sie wählen den transparentesten Weg und fragen im Team, wer aus den eigenen Reihen infrage kommt. Die Abstimmung kann anonym erfolgen.
5. Alternativ können Sie das Team auch über den Vorgang abstimmen lassen und die Punkte 1–4 zur Wahl stellen.

TIPP: Es ist ein starkes Instrument, solche Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Das schafft ein Gefühl der Wirksamkeit auf allen Seiten und trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter*innen mit der Praxis identifizieren können.

Wenn Sie allein entscheiden und eine Person aus dem Team im Auge haben, sollten Sie diese fragen, ob sie Interesse hat. Da Sie die Parameter und den Rahmen im Vorfeld festgelegt haben, können Sie der Person konkrete Informationen geben. Nicht jede/r ist für alles geeignet. Ohne Interesse, Neugier und Freude an der Arbeit könnte die Übertragung scheitern.
Wenn Sie sich einig geworden sind, sollten Sie als Nächstes überlegen, ob der/die Mitarbeiter*in, den/die Sie beauftragen wollen, dann an anderer Stelle fehlt.

Mandatsträger*innen sind Teamplayer*innen und nehmen sich grundsätzlich zurück. Sie stellen sich in den Dienst des Teams. Sie ordnen sich dem Teamgedanken unter und dienen dem großen Ganzen.

Wie sieht sich der/die Mitarbeiter*in selbst? Hören Sie genau hin. Ist es ein „ICH“-Typ, ein „IHR“- Typ oder ein „WIR“-Typ?
Echte Teamplayer*innen sprechen die „WIR“-Sprache. Manchmal kommt ein/e neue/r Mitarbeiter*in ins Team und verwendet noch die Pronomen „ICH“ oder „IHR“. Nach längerer Praxiszugehörigkeit steht jedoch das „WIR“ über allem.
Es ist immer wieder interessant, in eine neue Praxis zu kommen und einmal hinzuhören, wo die Kolleg*innen gerade stehen.

TIPP: Delegieren Sie nicht an Einzelkämpfer*innen. Kennen Sie die herausragenden Talente Ihrer Mitarbeiter*innen? Wenn ja, dann sprechen Sie sie darauf an; das setzt Ressourcen frei. Es gibt Menschen, die hervorragende Qualitäten besitzen und sich nicht trauen, diese Werkzeuge offensiv einzusetzen. Machen Sie Mut!

Aus der Praxis für die Praxis

Mandate verstecken sich überall

• Materialwirtschaft
• Qualitätsmanagement
• Praxismanagement
• Abrechnung
• Personalmanagement
• Rezeption
• Social Media

Ich möchte auf zwei Bereiche eingehen

1. Empfang/Rezeption

Ich bin der Meinung, dass die Besetzung des Empfangs erfolgreich sein kann, wenn Sie vorher eine detaillierte Stellenbeschreibung erstellen und auf dieser Grundlage eine Stellenanzeige schalten. Eine weitere Möglichkeit ist eine interne Ausschreibung. Sie brauchen für diesen Platz jemanden, der/die ausgesprochen menschenfreundlich ist. Ich habe immer wieder erlebt, dass „irgendjemand“, der gerade Zeit hat, am Empfang eingesetzt wurde. Es gibt Menschen, die sich damit nicht wohlfühlen, zu telefonieren und Patientenströme zu organisieren. Sie brauchen in der Zentrale jemanden, der sich als Herzstück der Praxis versteht, gerne angesprochen wird und Freude an den vielfältigen Aufgaben hat. Auf so einen Posten bewirbt sich nur, wer Freude an den vielfältigen anfallenden Aufgaben hat.

2. Personalmanagement

Lassen Sie uns zuerst einmal schauen, was dieses Wort beinhaltet:

• Alle personalrelevanten Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder, die zur Entwicklung des Unternehmens beitragen
• Personalbeschaffung
• Zielstrebigkeit in der Umsetzung o. g. Punkte
• Unternehmerisches Denken und Handeln

Die obige Aufzählung ist nur ein kleiner Ausschnitt. Es liegt also nahe, dass Sie sich explizit ausdrücken sollten, wenn Sie das Wort „Personalmanagement” nutzen. Die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung gehört beispielsweise in die allgemeine Organisation, da sie nur sehr wenig Zeit in Anspruch nimmt.

Fakt ist: Je größer die Praxis, desto komplexer ihre Strukturen. Ein ernsthaftes Controlling kann bei wirklich großen Praxen oder Kliniken empfehlenswert sein. In solchen Fällen wäre eine externe Person, die bereits Erfahrung im Personalmanagement hat, eine gute Wahl. In kleineren Praxen könnte das Team eine Person aus den eigenen Reihen wählen, da Sympathie und Akzeptanz eine große Rolle spielen. Auch das Thema „natürliche Autorität“ ist nicht zu unterschätzen und sollte vom Team akzeptiert werden. Und noch einmal: Die Person muss ein Teamplayer sein, da sie sich in den Dienst des großen Ganzen stellt.

TIPP: Haben Sie schon einmal eine geringfügige Beschäftigung, auch Minijob genannt, in Erwägung gezogen? Das kommt natürlich nicht für jeden Bereich infrage, aber beispielsweise für das Qualitätsmanagement, die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung, die Betreuung eines Social-Media-Accounts oder die Materialwirtschaft. In Praxen mit Spezialisierung fällt beispielsweise sehr viel organisatorische Arbeit an, wie das Verschicken und/oder Einpflegen von Briefen, Röntgenbildern und Berichten. Solche Aufgaben können gut von geringfügig Beschäftigten übernommen werden. Ich denke, das könnte eine Schlüsselposition sein, die viel Druck abfängt.

Fazit:
Eine erfolgreiche Übergabe von Mandaten setzt stets eine konkrete Stellenbeschreibung voraus. Welche Qualitäten oder Qualifikationen sind für den/die Mandatsträger*in erforderlich und welche konkreten Aufgaben kommen auf ihn/sie zu? Wie viel Zeit nimmt die Aufgabe wöchentlich in Anspruch? Anschließend beginnt die Überlegung, welchen Weg der Suche Sie gehen wollen (siehe oben). Die „Installation“ in das Konstrukt erfolgt zum Schluss.
Denn: Je besser Sie sich vorbereiten, desto weniger Überraschungen gibt es und desto reibungsloser läuft der Vorgang.