Das Intranet

Definition
Ein Intranet ist ein firmeninternes, geschlossenes Computernetzwerk, das nur für Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich ist. Es dient als Plattform für interne Kommunikation, Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Warum/Wofür
In der Praxis werden über das Intranet Fragen und Antworten ausgetauscht, Informationen weitergegeben und Aufgaben bzw. Arbeitsanweisungen erteilt. Das Intranet ist ein wichtiges Kommunikationswerkzeug, wenn Gesprächspartner nicht greifbar sind.

Grundsätzliches
Was gesagt werden kann, kann auch aufgeschrieben werden. Das ist sogar zuverlässiger, als eine Person im Vorbeigehen mit wichtigen Nachrichten zu versorgen.
Wenn Sie eine Nachricht oder Information sofort aufschreiben, können Sie praktisch nichts mehr vergessen (auch Notizen an mich selbst sind möglich und hilfreich). Ich kann eine oder mehrere Personen markieren und eine Notiz weiterleiten. Wie war das in der Vergangenheit? Entweder wurden Zettel geschrieben oder man musste warten, bis die betreffende Person oder die betreffenden Personen zusammenkamen, um etwas zu verkünden. Jetzt ist es viel einfacher: einfach eine Nachricht schreiben. Auch die Dringlichkeit kann festgelegt werden und ist für jeden sichtbar. Der Zugang ist für jeden Mitarbeiter durch ein Passwort geschützt, denn es werden auch vertrauliche Nachrichten verschickt. Wichtige Information: Es ist nicht erlaubt, dass ein/e Mitarbeiter*in für alle Kolleg*innen Passwörter anlegt, da dies gegen den Datenschutz verstößt.

Wann wird das Intranet genutzt?
Sie können das Intranet nutzen wie WhatsApp! In der Regel ist es nicht zeitaufwendig, sondern sehr unkompliziert und leichtfüßig anzuwenden.

Wann nehmen Sie sich die Zeit, Nachrichten zu beantworten und Aufträge abzuarbeiten?
Wir unterscheiden zwischen Nachrichten, die keine weitere Arbeit nach sich ziehen, und Aufträgen, die abgearbeitet werden müssen. Eine simple Information nehmen Sie einfach zur Kenntnis. Auf kurze, konkrete Fragen können Sie ebenso kurz und explizit antworten.
Bei Aufträgen sieht es anders aus: Hier müssen Sie Zeit einplanen und entscheiden, wann Sie diese abarbeiten.

Wie viel Zeit planen Sie ein, um den „Briefkasten“ zu leeren?
Wenn Sie als Mitarbeiter*in damit betraut werden, Aufgaben zu erledigen, die Ihnen über das Intranet geschickt werden, dann sollten Sie sich über die Woche verteilt Zeitfenster schaffen, in denen Sie diese Aufgaben erledigen können. Das muss nicht täglich sein. Wichtig ist, dass Sie sich eine Struktur schaffen und wissen, wann Sie welche Aufgaben erledigen. Z. B.: Ich werde montags, mittwochs und freitags jeweils ein bis zwei Stunden blocken, um diese Dinge zu erledigen. Es empfiehlt sich, dafür das Backoffice zu nutzen, damit Sie ungestört arbeiten können.

Theorie vs. Praxis
Wir laufen Kolleg*innen und Praxisinhaber*innen immer noch hinterher, um sie mit Informationen zu überschütten. Das ist nicht mehr zeitgemäß. Nutzen Sie das Intranet wie WhatsApp! Das spart sehr viel Zeit und Sie senden wichtige Informationen sofort dorthin, wo sie hingehören. Wichtige Mitteilungen können gekennzeichnet werden.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Arbeitsaufträge „on the fly“ abgearbeitet werden sollen, das ist schwierig, wenn es Anspruch ist, dies fehlerfrei zu erledigen. Aufgaben brauchen Zeitfenster, um störungsfreies Arbeiten zu ermöglichen!

Fazit
Das Intranet ist eine große Erleichterung im Alltag, weil Gedanken/Ideen, Informationen, Anweisungen und allgemeine Organisationsfragen sofort die Empfänger erreichen. Sie können auf die lästige Zettelwirtschaft verzichten und eine Nachricht an mehrere ausgewählte Personen verschicken, ohne warten zu müssen, bis alle zusammenkommen können.
Alle Kolleg*innen profitieren problemlos von der einfachen Informationsweitergabe und es geht auch in der Hektik des Alltags keine Nachricht verloren. So funktioniert kommunikativer Workflow!

TIPP:

• Finden Sie einen routinierten Umgang mit dem Medium Intranet.
• Eventuell müssen Sie Ihre Strukturen etwas modifizieren (Zeitfenster für Arbeitsaufträge schaffen)
• Stellen Sie, im Umgang mit dem Medium, Regeln auf, die für alle gelten.
• Versehen Sie Nachrichten mit dem Datum. Sie können den Verlauf besser beurteilen, wenn Sie den Zeitstrahl sehen (das gilt für alle Mitarbeiter*innen und Praxisinhaber*innen)
• Rückmeldungen wie „ist erledigt“, mit Datum und Namenskürzel sind professionell und sehr wertvoll.
• Wenn Kolleg*innen oder Praxisinhaber*innen nicht greifbar sind, können auch kurze Fragen gestellt werden. (Drücken Sie sich möglichst explizit aus, damit die Antwort kurz bleiben darf.)