Die Essenz und das Mindeste

Perfektion und/oder Exzellenz ist schwer zu erreichen, sollte aber immer Ziel sein.

Definition Essenz

Die Essenz ist der Kern einer Aussage oder Beobachtung. Wir tragen viele Informationen zusammen, um am Ende das Kernstück, oder das Wesentliche dieser Aussage oder Beobachtung herauszuarbeiten. Die Essenz ist das, „worauf es ankommt“.

Definition das Mindeste

Gemeint ist, das absolute Minimum, das Geringste, das Notwendige (weniger geht nicht).

Grundsätzliches

Eine Zahnarztpraxis ist ein umsatzorientiertes Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitssektor. Das Gesicht dieser Einrichtung hat sich im Laufe der Jahrzehnte stark verändert. Die Praxis von heute soll zum ganz persönlichen Lifestyle der Patient*innen passen. Es gibt Angebote, die ganz klar auf die Ästhetik abzielen. Patient*innen denken nicht nur an die Gesundheit, sondern auch an Kosmetik. Auch die Tatsache, dass sich Zahnarztpraxen vermehrt auf Social Media präsentieren, hat zur Folge, dass wir viel mehr Menschen erreichen können. Patient*innen suchen nach „ihrem“ Zahnarzt. Spezialisierte Praxen können exzellente Behandlungen bieten, weil dort echte Profis am Werk sind, die sich ausschließlich mit Chirurgie, Implantologie, Endodontie, Kieferorthopädie oder Parodontologie beschäftigen.

Im Laufe der letzten Jahrzehnte haben Gesundheitseinrichtungen eine Entwicklung durchlaufen, die ich als anspruchsvoll (für alle Seiten) bezeichnen würde.
In meinen ersten Berufsjahren, ab 1985, wurden Vorgaben, Ordnung und Organisation von allen Mitarbeitenden ganz selbstverständlich akzeptiert und umgesetzt.
Heute müssen wir es schaffen, eine tiefere kognitive Stufe zu erreichen, um allen und allem gerecht zu werden. Alle sollen eingeladen sein, mitzudenken und mitzumachen.
Wenn ich mich mit jungen Mitarbeitenden austausche, fällt auf, dass Gedankengänge und Verständnis auf einem Niveau stattfinden, das nicht oberflächlich ist.
Damit Sie, als „Praxis“ nicht in rigide Muster und Strukturen verfallen und somit unattraktiv für Mitarbeitende werden, sollte Bestehendes immer wieder überprüft und infrage gestellt werden. Neue Mitarbeiter*innen können da helfen, da sie aus einer anderen Praxis zu Ihnen wechseln und somit eine andere Sichtweise und/oder interessante Ideen mitbringen.

Denn: Wenn Sie beweglich und flexibel bleiben, offen und neugierig, dann fällt Ihnen auch Veränderung und Verbesserung leichter. Außerdem bleibt Ihre Praxis attraktiv für Bestandspersonal und neue Mitarbeiter*innen.

Die Essenz

Wenn wir erfolgreich sind, können wir investieren.

Gute Gehälter/Boni/Sonderzahlungen sind möglich, wenn es gut läuft; ebenso Investitionen in moderne Geräte und neue Materialien.

Tipp

• Machen Sie Gehaltserhöhungen davon abhängig, wie gut es läuft. Hier sind natürlich die jeweiligen Grenzen innerhalb des Teams zu beachten. (Die Stuhlassistenz ist nicht für Prozesse in der Verwaltung verantwortlich.) Zeigen Sie auf den Vorgang mit Optimierungspotential und denken Sie VOR. Wie soll es dort in Zukunft reibungsloser laufen? Geben Sie den Mitarbeitenden Werkzeuge in die Hand, damit ein Gelingen möglich ist.
• Verbinden Sie die Auszahlung von Boni mit der Verbesserung von Prozessen. Siehe oben.
• Wenn Sie es sich leisten können, dann zeigen Sie sich großzügig, weil Großzügigkeit ein attraktives Merkmal ist.
• Fragen Sie im Team nach Wünschen, die das Arbeitsumfeld betreffen. (Wie/womit kann man das Arbeitsumfeld attraktiver und schöner gestalten? Womit kann die Arbeit erleichtert werden?)

Es gibt Aussagen, die auf viele Themen anwendbar sind. Wenn sich diese Aussagen wiederholen, dann handelt es sich um die Essenz, also das worauf es wirklich ankommt.

• Denken Sie VOR!
• Sprechen Sie Klartext und wählen Sie Ihre Worte bewusst.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen worüber Sie reden.
• Informieren Sie sich über Tools/Werkzeuge in Bezug auf Unternehmensführung.
• Nehmen Sie sich Zeit, um Themen in der Tiefe zu durchdringen.
• Stellen Sie sicher, dass SIE wissen, was SIE wollen.
• Schätzen Sie Ihre Position als „Freiberufler*in*“, weil Sie „geplant kreativ“ sein dürfen.
• Fragen Sie nach dem „Warum“, um nachhaltig zu agieren und überlegen Sie dann, was zu tun ist.
• Unterscheiden Sie zwischen Wünschen und Zielen
• Komplexität braucht Werkzeuge, Sie haben die Wahl
• Wissen durch Erfahrung, da geht nichts drüber!
• Sprechen Sie MIT Ihren Mitarbeitenden, nicht ÜBER sie. Menschen sind keine Schachfiguren, die man beliebig hierhin und dorthin schieben kann.

Wenn Sie nicht VORausschauend denken, laufen Sie zwangsläufig den Dingen hinterher. Ihnen fehlt der Gestaltungsspielraum, weil Sie damit beschäftigt sind, ständig zu reagieren. Wenn Sie kommunizieren, wählen Sie Ihre Worte so, dass jede/r weiß, wer/was gemeint ist. Suchen Sie nach Werkzeugen/Tools, die zu Ihrem Unternehmen passen, und trainieren Sie schrittweise den Umgang damit.
Investieren Sie Zeit, um über Ihr Unternehmen nachzudenken und wichtige Entscheidungen zu treffen.
Der turbulente Arbeitsalltag eignet sich nicht für Entscheidungen mit Tragweite. Sie sind Freiberufler*innen. Schätzen Sie den großen Handlungsspielraum, den Sie haben. Lösen Sie Probleme nicht, indem Sie die Symptome betrachten, sondern die Ursachen! Dann reagieren Sie nachhaltig.
Wünsche ziehen keine Handlung nach sich, Ziele schon!
Viele Menschen möchten gesehen werden und an Entscheidungen und Prozessen mitwirken. Ermöglichen Sie es Ihnen, dann fühlen sich diese Menschen wohler, weil sie ihren Arbeitsplatz mitgestaltet haben. Wenn Sie Mitarbeitende im Team haben, die introvertiert sind, dann darf auch das sein. Es gibt Personen, die möchten gerne aus der zweiten Reihe agieren, das ist okay.

Das Mindeste

... ist die Rechtssicherheit

• in Bezug auf das Qualitätsmanagement/Hygiene
• In Bezug auf die Datensicherheit
• In Bezug auf die Schweigepflicht
• Ihre eigene Rechtssicherheit
• Die Rechtssicherheit derer, die Ihnen gegenüber stehen (Mitarbeiter*innen, Patient*innen, Externe)

Rechte und Pflichten sind Ihnen bekannt. Ihr QM ist aktuell und wird regelmäßig überarbeitet, wenn sich Neuerungen ergeben. Die Mitarbeiter*innen arbeiten mit den Werkzeugen, die das QM bietet, ganz besonders mit den Checklisten.
Neu eingestelltes Personal weiß die Hilfen, die das QM bietet zu schätzen. In der Hygiene setzen Sie natürlich auf Einmalartikel, um Patienten zu schützen; das mehrfache Benutzen von Artikeln in der Prophylaxe kommt bei Ihnen nicht vor. Sie halten die Hygienekette ein und nehmen dieses Thema ernst.
Ohne Einwilligung Ihrer Patienten*innen verschicken Sie keine Dokumente oder Röntgenbilder; alles wird verschlüsselt. Leider passiert es oft, dass Patienten Ihre verschlüsselten Dokumente auf Ihren Endgeräten nicht öffnen können, dann dürfen Sie, nach vorheriger Zustimmung, die Dateien auch unverschlüsselt versenden. Sie benötigen immer die Unterschrift des Patienten.
Zu viel Dokumentation gibt es nicht, zu wenig schon. Was nicht dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden! Scannen Sie alle unterschriebenen Dokumente und legen Sie diese in der Patientenakte ab, so finden Sie alles schnell wieder. Die Anamnese muss regelmäßig überarbeitet werden, auch wenn es die Patient*innen nervt. Medikamente und Erkrankungen, künstliche Gelenke, alles ist wichtig. Es reicht, wenn es einmal schiefgeht, das wollen Sie sicher nicht erleben!
Dass Sie nicht alles delegieren können, ist Ihnen natürlich klar.

Reflexion

• Wie groß ist die Begeisterung innerhalb des Teams, auch bei Ihnen selbst?
• Haben Sie Lust an Gestaltung?
• Haben Sie Lust auf Verantwortung?
• Haben Sie Lust an Veränderung?
• Wie groß sind die Ängste innerhalb des Teams?
• Wovor fürchten Sie, oder Ihre Mitarbeitenden sich?
• Gibt es eine spürbare Motivation in Bezug auf Verantwortung?
• Gibt es eine spürbare Motivation in Bezug auf Veränderung/Gestaltung?

Tipps

• Durchdringen Sie, kognitiv, alle relevanten Themen und Bereiche Ihres Unternehmens
• Legen Sie sich einen „Werkzeugkoffer“ zu, in dem Tools ihren Platz finden, die SIE hilfreich finden und die Ihren Alltag erleichtern, oder sogar bereichern.
• Setzen Sie sich, im Idealfall, mit dem Thema „Unternehmen Zahnarztpraxis“ auseinander, BEVOR Sie in Strukturen geraten, die schädlich, oder hemmend sind.
• Denken Sie ernsthaft darüber nach, ob Sie selbst, oder eine andere Person (ZMV oder PM) den Überblick behalten soll
• Nutzen Sie wichtigen Zeitpunkte, wie z. B. eine Neuanstellung und bringen Sie zukünftige Mitarbeiter*innen, von Anfang an, an „ihren“ Platz und erklären Sie das Konzept und die Strukturen der Praxis
• Verzichten Sie auf Emotionalität, sie ist zu keinem Zeitpunkt hilfreich
• Erkennen Sie Komplexität an und akzeptieren Sie, dass Werkzeuge/Tools unbedingt notwendig sind

Fazit

Es entstehen, ohne die Auseinandersetzung mit dem Thema „Unternehmen Zahnarztpraxis“, sehr schnell Strukturen, die schädlich/suboptimal/hemmend sind und die Sie viel Zeit und Nerven kosten und die Sie, wie ein Klotz am Bein, kaum wieder loswerden, weil diese Strukturen sich verfestigen.

Sie haben nur wenige Zeitfenster, die eine gute/optimale Ausrichtung Ihrer Praxis ermöglichen, wenn Sie eine permanente Anstrengung vermeiden wollen.

1. Der Beginn Ihrer Berufstätigkeit, wenn Strukturen entstehen
2. Der Zeitpunkt, wenn Neuanstellungen getätigt werden
3. Wenn Sie sich von Mitarbeitenden trennen und diese ersetzen
4. Wenn Sie ernsthaft ein Ziel verfolgen und Strukturen schaffen

Hier haben Sie die Möglichkeit an den ganz großen „Stellschrauben“ zu arbeiten. Wenn Sie das gut machen, dann ist lediglich eine punktuelle „Nachjustierung“ nötig, damit der gewählte Rahmen eingehalten wird. Es ist jedoch ein Prozess, der Ihnen ein Berufsleben lang erhalten bleibt.

Zu guter Letzt

Die wichtigste Erkenntnis, die ich im Laufe der Jahrzehnte erlangen konnte, ist:
Wir können nur dann vollumfänglich Entscheidungen treffen, die tragfähig und sinnvoll sind, wenn wir vorher das Thema kognitiv durchdrungen haben.
Damit das gelingen kann, muss Zeit investiert werden. … und ich behaupte, dass eine gute, konsequente Führung, ebenso wichtig ist. Die Kommunikation soll deutlich und klar sein und keinen Raum für Missverständnisse bieten.
Ich kann mit großer Überzeugung sagen: Für mich ist die Zahnarztpraxis, auch nach Jahrzehnten, ein toller Ort, um Wirksam zu sein. Wenn wir alle unsere „Hausaufgaben“ machen, dann ist ein positiver Schwung möglich, der alle mitnimmt und begeistert.